joomla templates top joomla templates template joomla

Aplikacja Rejestry RODO z nagrodą specjalną Ministra Cyfryzacji

f Katarzyna Wienconek c .

10 kwietnia dyrektor Dariusz Jędryczek odebrał w imieniu Centrum Usługi Informatycznych we Wrocławiu, z rąk Pani Justyny Duszyńskiej, Zastępcy Dyrektora Biura Analiz i Projektów Strategicznych w Ministerstwie Cyfryzacji, nagrodę specjalną Ministra Cyfryzacji za stworzenie i wdrożenie Aplikacji Rejestry RODO opracowanej na zlecenie Biura ds. Bezpieczeństwa Informacji UMW.

 

SITwA 2019 mc fb 640x960 1

 

CUI

Aplikacja Rejestry RODO została wdrożona w sierpniu 2018 roku. Jest autorską i autonomiczną aplikacją wspierającą wypełnienie nowych obowiązków administratorów danych wynikających z wprowadzenia unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

W ramach przygotowań do wprowadzenia RODO Urząd Miejski Wrocławia już w 2017 roku zaplanował szereg działań przygotowawczych, w tym wdrożenie aplikacji wspierającej dostosowanie do wymogów RODO. Dokładna analiza zrealizowana przez CUI wykazała, że na rynku nie ma gotowej aplikacji potrzebnej do sprawnego wdrożenia i monitorowania stosowania RODO. W związku z tym Centrum Usług Informatycznych opracowało w ścisłej współpracy z Biurem ds. Bezpieczeństwa Informacji własną, autorską aplikację, która została zaprojektowana w taki sposób, że może być używana przez dowolną jednostkę miasta. W standardzie projektowania i tworzenia aplikacji przez CUI jest tzw. wielojednostkowość, którą można skrótowo opisać jako 'jedna aplikacja - wiele podmiotów - oddzielenie danych poszczególnych podmiotów od siebie - jedna płaszczyzna techniczna'. Obecnie aplikacja jest wykorzystywana przez: Urząd Miejski Wrocławia, Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu, Miejskie Centrum Usług Socjalnych, Zarząd Geodezji, Kartografii i Katastru Miejskiego, Zarząd Zasobu Komunalnego. W najbliższym czasie planowane są udostępnienia dla kolejnych jednostek, w tym kilkudziesięciu placówek edukacyjnych. 

Wdrożenie aplikacji pozwoliło wypełnić obowiązek ustawowy w zakresie zarządzania zasobami i procesami, które dotyczą danych osobowych. Aplikacja umożliwia prowadzenie rejestrów elektronicznych zasobów i czynności, usprawnia sprawowanie kontroli nad danymi i ich weryfikację, zwiększa szybkość reakcji w przypadku wystąpienia incydentu związanego z bezpieczeństwem informacji, podnosi szczelność i bezpieczeństwo danych osobowych poszczególnych administratorów danych osobowych, którzy wykorzystują aplikację.

Wręczenie nagrody odbyło się podczas VI Forum Kierowników IT w Administracji - ogólnopolskiej konferencji odpowiedzialnych za proces cyfryzacji instytucji publicznych. Oprócz nagrody specjalnej przyznane zostały już po raz piąty Skrzydła IT w Administracji - wyróżniono jednostki, które poprzez zrealizowane projekty ułatwiły dostęp do usług publicznych, poprawiły jakość obsługi oraz komunikację z obywatelami i innymi urzędami.

 

Grupowe1

 

SITwA 2019 banner

 

CARJO (Centralna Aplikacja Rejestrów Jednostek Oświatowych) – Tabela żywieniowa

f Katarzyna Wienconek c .

Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu jako centrum usług wspólnych dla Gminy Wrocław prowadzi  na jej zlecenie obsługę finansową-księgową ponad 130 wrocławskich placówek edukacyjnych: m.in. przedszkoli i szkół podstawowych. W celu zautomatyzowania procesów w obsłudze tych jednostek CUI opracowało  i  wdrożyło pod koniec 2018 roku najnowszą wersję autorskiej aplikacji wspierającej ewidencjonowanie i naliczanie opłat za pobyt i żywienie dzieci w jednostkach – CARJO Tabela żywieniowa. Zespół projektowy CUI składał się z biznesowego klienta wewnętrznego reprezentującego jednostki oświatowe, kierownika projektu, programisty, analityka biznesowego, administratorów, testerów, architekta i ekspertów.

Jak to działa?

Każda z obsługiwanych placówek edukacyjnych posiada elektroniczny czytnik kart przypisanych do poszczególnych dzieci. W przedszkolach  rodzice za pomocą karty magnetycznej rejestrują każde wejście i wyjście dziecka z placówki. Dokładna rejestracja czasu pobytu dziecka w placówce jest bardzo istotna dla rozliczenia, ponieważ Gmina Wrocław finansuje 5 godzin pobytu dziecka w przedszkolu, jeśli dziecko przebywa w przedszkolu powyżej 5 godzin, rodzic pokrywa koszty dodatkowych godzin oraz wyżywienia dziecka. Dzięki elektronicznej rejestracji pobytu aplikacja CARJO wylicza należności za pobyt i wyżywienie automatycznie, rodzic otrzymuje generowaną przez system wiadomość e-mail ze szczegółowym rozliczeniem, a wpłaty dokonuje za pomocą indywidualnego wirtualnego numeru konta bankowego. Same placówki natomiast otrzymują dzięki aplikacji duże wsparcie – wiele procesów wymagało dotychczas sporego nakładu pracy, automatyzacja procesów bezpośrednio polepsza efektywność administracji, redukuje czas pracy pracowników na obsługę procesów. Ponadto aplikacja umożliwia prowadzenie kartotek dla każdego dziecka i przypisanie rodzica/opiekuna oraz generowanie raportów i wydruków dotyczących opłat w celu prawidłowego księgowania i wykorzystania do innych procesów. Została też  uproszczona identyfikacja należności zaległych i ich windykacja.

Carjo

Korzyści

Korzyści z wdrożenia rozwiązania w obsłudze finansowo-księgowej placówek edukacyjnych to przede wszystkim usprawnienie procesu naliczania opłat za żywienie i pobyt dzieci, prowadzenie kartotek dla dzieci i ich opiekunów, znaczące skrócenie czasu dostępu do informacji, wysyłka e-maili do rodziców z informacją o naliczeniu opłaty, redukcja błędów wpisywania danych poprzez import danych z czytników rejestracji czasu pobytu dziecka, automatyczne wczytywanie i rozksięgowywanie wpłat za wyżywienie i pobyt, co powoduje redukcję czasu pracy pracowników poszczególnych jednostek na obsługę procesów.

Wyzwania

Największym wyzwaniem dla zespołu projektowego CUI był ostatni etap tworzenia aplikacji, czyli automatyzacja procesu pobierania i księgowania wyciągów bankowych z wpłatami od rodziców w systemie CARJO.  Dzięki wdrożeniu indywidualnych kont bankowych dla każdego dziecka  wykorzystujących format SpeedCollect, wpłaty są automatycznie rozksięgowywane, nawet jeżeli rodzic posiadający kilkoro dzieci w placówce wpłacił należność na konto jednego dziecka - system poprzez opracowanie specjalnego algorytmu zaksięguje wpłatę prawidłowo na poszczególne dzieci danego rodzica. Nowy system  automatyzuje rozksięgowania wpłat, pozwala na zarządzanie należnościami i zaległościami, weryfikacja wpłaty następuje szybko i niezależnie od nadawcy i tytułu przelewu, co w dużej mierze ułatwia pracę użytkowników.

Ponieważ okres projektowania aplikacji zbiegł się z implementacją przepisów RODO niezbędne było także uwzględnienie nowych wymagań w zakresie przetwarzania danych osobowych wynikających z tego rozporządzenia.

CUI dla Miejskiego Biura Wyborczego – Aplikacja Wyborcza

f Katarzyna Wienconek c .

Na potrzebę ostatnich wyborów samorządowych Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu na zlecenie Miejskiego Biura Wyborczego rozwinęło aplikację wspierającą organizację wyborów w Gminie Wrocław i uzupełniającą w stosunku do systemu Wsparcia Organów Wyborczych (WOW) udostępnionego przez Krajowe Biuro Wyborcze. Aplikacja Wyborcza powstała w oparciu o rozwój aplikacji wdrożonej dla organizacji wyborów do wrocławskich rad osiedli, które odbyły się w zeszłym roku. Wrocław to czwarta co do wielkości gmina w Polsce, 482 894 wyborców i aż 309 obwodów wyborczych, dlatego logistyka wyborów wymagała dodatkowego narzędzia optymalizującego organizację, przeprowadzenie i rozliczenie wyborów samorządowych przez Miejskie Biuro Wyborcze.

Projekt dostosowania aplikacji został zrealizowany przez zespół wewnętrzny CUI złożony z Kierownika Projektu, Analityka, Programistów, Testerów i Administratorów, zastosowano technologię .NET. Prace nad projektem realizowane były przez 4 miesiące w ścisłej współpracy z przedstawicielami Miejskiego Biura Wyborczego z zastosowaniem zwinnej metodyki zarządzania, która pozwoliła m.in. na dostarczanie poszczególnych modułów do używania w trakcie trwania projektu. Efekty prac to nowe lub rozszerzone moduły aplikacji: Skład OKW, Transport, Obsługa OKW, Osoby do kontaktu, Kalendarz oraz Dokumenty do druku, a także integracja z WOW. Nowe funkcjonalności usprawniły proces organizacji wyborów samorządowych w gminie przez Miejskie Biuro Wyborcze - dużo lepsza, zautomatyzowana komunikacja między zaangażowanymi w proces, poprawiły też szybkość reakcji w sytuacjach kryzysowych, zwiększyły bezpieczeństwo i poprawność przebiegu wyborów optymalizując i częściowo automatyzując procesy.

Jednym z ciekawszych nowych rozwiązań jest moduł Transport, który w czasie trwania wyborów pozwolił na wizualizację na planie Wrocławia  zapotrzebowania poszczególnych komisji na usługi transportu kart i procesu ich transportu w czasie rzeczywistym, co pozwalało optymalizować organizację tego transportu przez Miejskie Biuro Wyborcze. Co ciekawe, moduł prezentacji zapotrzebowania na usługi został opracowany w taki sposób, aby modyfikacji obszarów na planie poszczególnych OKW można było dokonywać bez zaawansowanych prac programistycznych - moduł będzie mógł bardzo sprawnie i szybko dostosować urzędnik Miejskiego Biura Wyborczego przed każdymi kolejnymi wyborami.

Widok mapy z obwodami wyborczymi. Kolory: biały - w trakcie liczenia głosów, czerwony - gotowi do odbioru kart, żółty - w trakcie transportu, zielony - karty dostarczone.

Grafika 1 - Widok mapy z obwodami wyborczymi. Kolory: biały - w trakcie liczenia głosów, czerwony - gotowi do odbioru kart, żółty - w trakcie transportu, zielony - karty dostarczone.

Widok mapy obwodów po dostarczeniu wszystkich kart i protokołów z głosowania.

Grafika 2 - Widok mapy obwodów po dostarczeniu wszystkich kart i protokołów z głosowania.

Największym usprawnieniem dla Miejskiego Biura Wyborczego i wszystkich osób bezpośrednio zaangażowanych w administracyjne przygotowanie i przeprowadzenie wyborów była możliwość generowania kilkudziesięciu rodzajów dokumentów związanych z procedurami wyborczymi, które dotychczas przygotowywane były w dużej mierze ręcznie. Aplikacja czerpiąc z wprowadzonych wcześniej danych, pozwalała generować „gotowe”: protokoły przekazania materiałów, upoważnienia, umowy, zaświadczenia, listy obecności, komunikaty, identyfikatory, a nawet dokumenty księgowe (np. PITy) dla osób zatrudnionych przy organizacji wyborów np. składu OKW - a to w przypadku Wrocławia aż 3419 osób. Dokumenty te, co istotne,  mogły być korygowane samodzielnie przez użytkownika z wykorzystaniem szablonów edytora tekstów.

Wdrożona aplikacja będzie rozwijana i wykorzystywana przy kolejnych wyborach, w tym tych najbliższych do Parlamentu Europejskiego. To kolejny krok w cyfryzacji procesów prowadzonych przez Gminę Wrocław, a sam Wrocław staje się coraz bardziej smart.

Ważny komunikat ws. 8 i 24 grudnia

f Katarzyna Wienconek c .

Informujemy, że Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu 24 grudnia 2018 roku (wigilia) będzie nieczynne. Odpracowanie tego dnia nastąpi w sobotę 8 grudnia 2018 roku.

CUI Liderem Informatyki 2018

f Katarzyna Wienconek c .

Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu zajęło 1 miejsce w konkursie Lider Informatyki 2018 w kategorii Administracja organizowanym już kolejny raz przez Computerworld Polska. 24 września 201 roku w The Heart Warsaw w Warszawie odbyło się spotkanie finałowe z uroczystym rozdaniem nagród.

Dn7m8WcWsAEz64p.jpg large

 

Centrum Usług Informatycznych na spotkaniu reprezentował dyrektor Dariusz Jędryczek, który w prezentacji "IT dla mieszkańca" przybliżył zebranym priorytety i najważniejsze projekty Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu, w tym Wrocław Koduje 2.0, Elektroniczny Obieg Faktur i Open Data Wrocław.

 

Nasza siedziba

Kontakt

Centrum Usług Informatycznych
we Wrocławiu

ul. Namysłowska 8, IV piętro
(Centrum Biznesu "Grafit")
50-304 Wrocław
tel.+48 71 777 90 32
faks +48 71 798 44 90
e-mail: cui@cui.wroclaw.pl
NIP: 8971793846 REGON: 022287361

BIP CUI Biuletyn Informacji Publicznej

ISO/IEC 20000-1:2011

ISO ISO/IEC 20000
Numer Certyfikatu: 12858